Tradiala

Ataskaita paruošta. Dabar perrašykime ją dar du kartus.

Tarkime, vadybininkas lentelėje sužymi 8 patvirtintus užsakymus. Kolega tą patį skaičių perkelia į bendrą suvestinę. Vadovas dar persirašo į savo ataskaitą.

Visiems reikia to paties: kiek šiandien turime patvirtintų užsakymų.

Po pietų atsiranda devintas. Pirmoje lentelėje jau 9, kitose vis dar 8. Prasideda skambučiai: „O pas tave kiek? Kurioje lentelėje teisingai?“

Darbo buvo. Tik dabar dar reikia išsiaiškinti, kur liko senas skaičius. Ir kuo daugiau tokių kopijų, tuo daugiau vietų tenka prisiminti atnaujinti.

Ką galima padaryti šiandien?

Pasirinkite vieną ataskaitą ir atsekite vieno skaičiaus kelią. Kas jį įrašo pirmas? Kas vėliau tik persirašo? Kam iš tikrųjų reikia kitos suvestinės?

Ant lapo užtenka užrašyti: „vadybininko lentelė → bendra suvestinė → vadovo ataskaita“. Tada prie kiekvienos rodyklės pažymėkite, ar žmogus ką nors patikrina, ar tik nukopijuoja.

Jei visiems reikia to paties skaičiaus, sutarkite vieną prižiūrimą šaltinį ir žmogų, kuris jį atnaujina. Kitas reikalingas suvestines verta formuoti iš jo, paliekant kiekvienam tik jam skirtą prieigą.

Svarbu: patikrinti užsakymą, suderinti sumą ar išsaugoti patvirtintą ataskaitos versiją nėra tas pats, kas be reikalo kopijuoti. Tokios kontrolės nenaikiname.

Esmė paprasta: mažiau vietų, kur tą patį skaičių reikia įrašyti ranka, ir aiškiau, iš kur jis paimtas.

Tokius darbo pasikartojimus nagrinėja „Nėra-Bus“. Sekite „Tradiala“ – kas savaitę rodome pažįstamą problemą ir paprastai paaiškiname, ką galima pasitikrinti savo komandoje.

Taisyklę žino. Vis tiek daro savaip. Ką patikrinti prieš kaltinant?

Po 80/20 serijos palikome šį klausimą. Štai vienas paprastas pavyzdys.

Tarkime, prieš perduodamas užsakymą darbuotojas turi sistemoje pažymėti, kad jis sukomplektuotas. Taisyklę jis žino. Bet kompiuteris – kitame patalpos gale, o prie jo dar laukia kolega.

Žmogus perduoda užsakymą ir galvoja: „Pažymėsiu paskui.“ Po valandos sistemoje vis dar atrodo, kad niekas nepadaryta.

Pakartoti taisyklę galima. Tik kompiuteris nuo to arčiau neatsiras.

Pirmas žingsnis – nueiti į darbo vietą ir paprašyti parodyti, kaip užduotis atliekama nuo pradžios iki galo. Kur reikia laukti? Ko trūksta? Kuriuo momentu žmogus nukrypsta nuo sutartos tvarkos?

Jei trūksta priemonės, sutvarkome priemonę. Jei taisyklė suprasta skirtingai, paaiškiname konkretų veiksmą. Jei sąlygos yra, žmogus taisyklę supranta, bet sąmoningai jos nesilaiko – jau atskirai kalbamės apie atsakomybę.

Čia viena galima priežastis, ne pasiteisinimas nepaisyti instrukcijų. Ypač ten, kur kalbame apie saugą.

Šią savaitę pasirinkite vieną nuolat primenamą taisyklę. Patikrinkite ją darbo vietoje.

Sekite „Tradiala“ – čia darbo problemas išnarpliojame su paprastais pavyzdžiais, kuriuos galima pritaikyti savo komandoje.

„Visi sprendžiam“ dar nereiškia, kad kas nors atsakingas.

Pasakojome, kaip pirmame pristatymo taške sudegė mūsų automobilis su pienu. O ligoninėje artėjo pusryčiai. Žadėjome parodyti keturis veiksmus, kai įprastas planas nebeveikia. Šiandien – apie juos.

Kad pamoką būtų lengva pritaikyti ne tik transporte, imkime sąlyginį pavyzdį: devintą ryto gamyboje sugedo įrenginys. Užsakymą reikia užbaigti iki dvyliktos. Tai iliustracija, ne tikro kliento istorija.

1. Pirmiausia – žmonės.

Jeigu gedimas kelia pavojų, nesaugus darbas sustabdomas ir pasirūpinama pagalba. Tik tada sprendžiame užsakymo klausimą. Terminas nėra svarbesnis už žmogų.

2. Aiškiai pasakome, ką reikia išspręsti.

Ne „kažkaip susitvarkom“. Klausimas konkretus: ar užsakymą dar galime užbaigti iki dvyliktos? Jei ne, kokį kitą laiką galime pasiūlyti? Kitaip galima pusę ryto praleisti ginčijantis dėl gedimo, o užsakymo taip ir neaptarti.

3. Kiekvienam darbui paskiriame vieną atsakingą.

Meistras išsiaiškina, kada vėl bus galima saugiai dirbti. Vadybininkas informuoja užsakovą ir išsiaiškina, ar galimas vėlesnis terminas. Vadovas įvertina kitą užsakymo atlikimo variantą.

Ne „kas nors paskambinkit“. Susitariame, kuris konkretus žmogus skambina, ko klausia ir kam perduoda atsakymą.

4. Sutariame, iki kada pateikiame atsakymus ir kas nusprendžia.

Šiame pavyzdyje – iki dešimtos meistras ir vadybininkas pateikia informaciją vadovui. Vadovas pasirenka kitą atlikimo variantą arba nusprendžia tartis dėl vėlesnio termino.

Jeigu aiškaus atsakymo dar nėra, apie tai irgi pranešame. „Dar aiškinuosi“ nėra priežastis dingti iki pietų.

Ką galite padaryti savo komandoje šiandien? Pasirinkite vieną užstrigusį darbą. Ant lapo užrašykite keturis dalykus: ką padaryti, kas atsakingas, iki kada ir kas priima sprendimą. Patikrinkite, ar visi supranta vienodai.

Tokia tvarka praverčia ir gamyboje, ir transporte, ir biure. „Tradiala“ grupės požiūris paprastas: pirma suprasti, kur darbas stringa, tada ieškoti tinkamo sprendimo.

Išsisaugokite ir išbandykite. Sekite „Tradiala“, jei norite daugiau suprantamų pavyzdžių kasdieniam darbui.

Vizualai meniškai redaguoti pagal mūsų nuotraukas.

Mašina sudegė. Ligoninei pieno vis tiek reikėjo.

Birželio pradžia. Ankstyvas rytas. Pirmas sustojimas – ligoninė. Mikroautobusas pilnas pieno produktų.

Nespėjome iškrauti nė vienos dėžės. Dėl elektros gedimo automobilis užsidegė. Po kelių minučių iš jo liko griaučiai.

Vairuotojas saugus. Bet automobilio ir krovinio nebėra. O ligoninėje tuoj pusryčiai.

Galvoje vienu metu sukasi viskas: kas kaltas, kas pasirūpins vairuotoju, kas perims likusį darbą ir kas dabar spręs visą šitą reikalą?

Tą rytą juokinga nebuvo. Dabar jau galime šyptelėti: maršrutą buvome suplanavę. Tik ne tokį.

Tikroji pamoka ne apie gaisrą. Ji apie akimirką, kai plano nebėra, o sprendimo vis tiek reikia.

Kitoje dalyje – keturi paprasti veiksmai, kurie padeda bėdos nepaversti visišku chaosu. Sekite – šitą tvarką verta žinoti dar prieš jai prireikiant.

Keturi parašai dėl 40 € pirkimo. Kai paskutinis patvirtino, prekės jau reikėjo vakar.

Įsivaizduokite paprastą situaciją.

40 € įprastą pirkinį tvirtina keturi žmonės.
40 000 € nestandartinį sprendimą – tie patys keturi žmonės.

Atrodo saugu. Bet smulkūs prašymai užkemša eilę, vadovai tikrina smulkmenas, o svarbūs sprendimai laukia.

Sprendimas nėra panaikinti kontrolę. Reikia tiesiog netikrinti visko vienodai:

1. Maža rizika – patvirtina vienas atsakingas žmogus.
2. Nukrypimas nuo įprastos tvarkos – papildoma patikra.
3. Didelė suma arba rimtas įsipareigojimas – pilna kontrolė.

Kur čia veikia 80/20?

Daugiausia rizikos sukuria ne visi sprendimai. Dažniausiai ją sukuria keli dideli arba neįprasti sprendimai.

Juos tikriname rimtai. Įprastus mažus pirkimus patikime vienam atsakingam žmogui.

Rezultatas paprastas: smulkmenos juda greičiau, o vadovai turi daugiau laiko sprendimams, kuriuose klaida iš tiesų būtų brangi.

Ar jūsų įmonėje 40 € pirkimas tvirtinamas taip pat kaip 40 000 € sprendimas?

Parašykite komentare.

Šia dalimi baigiame 80/20 seriją.

Kita tema: taisyklė parašyta, darbuotojas ją žino, bet vis tiek daro savaip. Kodėl?

Sekite „Tradiala Group“ – kitame įraše parodysime paprastą priežastį ir nuo ko pradėti ją taisyti.