Citrus Codes

Veći honorar ne znači uvijek i profitabilniji predmet.

Ako je jedan predmet naplaćen 2.000 EUR i zahtijevao 38 sati rada, a drugi 1.200 EUR i 8 sati, prvi donosi veći prihod. Drugi, međutim, može biti znatno profitabilniji.

Bez evidencije vremena, advokatska kancelarija može znati koliko je naplatila, ali ne i:

• koji predmeti zaista donose profit
• koje oblasti prava opravdavaju najviše ulaganja
• koji klijenti troše nesrazmjerno mnogo vremena
• kako je posao raspoređen unutar tima
• koliko pojedine aktivnosti realno traju

Zato evidencija vremena nije samo administrativna obaveza niti alat za kontrolu zaposlenih.

Ona povezuje svakodnevni rad kancelarije sa poslovnim rezultatima.

Tek kada znate gdje odlaze sati, možete realnije formirati honorare, prepoznati neisplative angažmane, bolje rasporediti posao i odlučiti u kom pravcu treba razvijati praksu.

Može li vaša kancelarija danas odgovoriti na ovih pet pitanja, ali na osnovu podataka, a ne utiska?

Najčešća greška u digitalizaciji advokatske kancelarije jeste poistovjećivanje uredno sačuvanih dokumenata sa uređenim vođenjem predmeta.

OneDrive, Google Drive i slični alati odlično rješavaju pitanje:

“Gdje se dokument nalazi?”

Ali vođenje predmeta zahtijeva odgovore na mnogo više pitanja:

Šta se posljednje dogodilo?
U kojoj fazi je postupak?
Ko je trenutno zadužen?
Koji rok slijedi?
Šta je dogovoreno sa klijentom?
Koja je naredna radnja?
Da li je predmet povezan sa drugim postupkom?

Problem, dakle, nije u tome što dokumenti nisu sačuvani.

Problem nastaje kada se informacije potrebne za rad nalaze na različitim mjestima: dio u folderu, dio u e-mailu, dio u kalendaru, dio u privatnim bilješkama, a dio samo u glavi kolege koji vodi predmet.

Dok kancelarija ima mali broj predmeta, takav način rada može djelovati održivo.

Kako broj predmeta, zaposlenih i povezanih postupaka raste, sve više vremena odlazi na rekonstruisanje onoga što se već dogodilo.

Tada se status predmeta ne provjerava - on se istražuje.

Zato sistem za vođenje predmeta ne treba samo da čuva dokumentaciju. Treba da poveže dokumente, stranke, rokove, zadatke, aktivnosti, odgovorne osobe i povezane postupke u jednu jasnu cjelinu.

Folder čuva fajlove. Sistem čuva kontekst.

A upravo je kontekst ono što kancelariji omogućava da reaguje brzo, delegira sa sigurnošću i u svakom trenutku zna šta slijedi.

Koliko koraka je danas potrebno u vašoj kancelariji da biste saznali kompletan status jednog predmeta?

Nepopularno mišljenje:
Digitalizacija nije nešto što se radi “kad bude manje posla”.
Radi se baš zato što posla ima sve više, rokova sve više, dokumenata sve više, a memorija tima nije centralna baza podataka.

A ni jedan računar u kancelariji, na kojem stoje predmeti stari 10+ godina, nije arhiva. To je rizik koji se samo dobro ponaša dok se računar ne pokvari.

Digitalizacija je da znate gdje je šta, ko ima pristup, šta je sačuvano, šta je povezano sa predmetom i da kancelarija ne zavisi od jednog računara, jednog foldera ili jedne osobe koja “zna gdje je sve”.

WETO pomaže advokatskim kancelarijama da imaju bolji pregled nad predmetima, rokovima, dokumentima, vremenom i fakturama. Pišite nam da vam pokažemo kako izgleda kad kancelarija ima pravi sistem.

Ponosni smo što smo zajedno sa Skupštinom Glavnog grada Podgorica i kompanijom MTEL radili na razvoju portala Odgovorno.org. 🤝

Odgovorno.org je servis koji povezuje građane sa lokalnom skupštinom i omogućava veću transparentnost, komunikaciju i participaciju u javnim procesima.

Projekat je realizovan uz podršku kompanije , kao primjer uspješne saradnje institucija i društveno odgovornih kompanija u jačanju digitalizacije i transparentnosti.

, hvala na lijepoj saradnji! 💚