SOIT

🔵 Z CYKLU: SOIT EKSPERCI

📋 CZY IDEALNY BRIEF ISTNIEJE?

Dobry wyjazd incentive zaczyna się dużo wcześniej niż na lotnisku. ✈️ Zaczyna się od dobrego briefu.

Ale co właściwie powinien zawierać brief, aby agencja mogła stworzyć projekt naprawdę odpowiadający potrzebom klienta?

O tym w artykule w sierpniowym MICE Poland pisze Sylwia Sadoch Travel Concierge, Wiceprezeska Zarządu Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel (SOIT).

💡 „Im więcej szczegółów dostarczymy agencji, tym większa szansa, że finalny projekt będzie zgodny z naszymi oczekiwaniami.”

Bo brief to znacznie więcej niż kierunek, termin i liczba uczestników.

🎯 CEL WYJAZDU
Czy ma być nagrodą dla najlepszych, motywować zespół, integrować pracowników, budować relacje czy wzmacniać lojalność klientów?

👥 GRUPA DOCELOWA
Kim są uczestnicy? Jakie mają doświadczenia, zainteresowania i oczekiwania?

🌍 KIERUNEK I PROGRAM
Czy miejsce jest już określone, czy pozostawiamy agencji przestrzeń do zaproponowania kierunku? Jakich doświadczeń szukamy, kultury, gastronomii, sportu, team buildingu, wellbeing, CSR, a może zupełnie niestandardowych aktywności?

✈️ LOGISTYKA
Loty, przesiadki, transport lokalny, standard i lokalizacja hotelu, wyżywienie, część konferencyjna czy ubezpieczenie, im więcej wiemy na początku, tym precyzyjniej możemy projektować.

🎨 BRANDING I KOMUNIKACJA
Wyjazd incentive to także doświadczenie marki. Aplikacja, komunikacja przed podróżą, personalizowane materiały i gadżety czy działania w social mediach mogą tworzyć spójną historię całego projektu.

💰 BUDŻET
Jeden z najważniejszych elementów dobrego briefu. Jasno określone ramy finansowe nie muszą ograniczać kreatywności, przeciwnie, mogą pomóc znaleźć rozwiązania, które najlepiej wykorzystają dostępny budżet.

⏰ Ważny jest również czas na przygotowanie oferty oraz jasne określenie kryteriów i etapów wyboru agencji.

Zbyt ogólne informacje o kierunku, niejasny cel, niewystarczająca wiedza o uczestnikach, brak budżetu czy zbyt mało czasu na przygotowanie propozycji, to błędy, które mogą mieć realny wpływ na finalny projekt.

📌 Idealny brief to nie tylko dokument. To narzędzie, które łączy wizję klienta z wiedzą, doświadczeniem i kreatywnością agencji.

📖 Zachęcamy do przeczytania artykułu Sylwii Sadoch „Czy idealny brief istnieje?” w MICE Poland.

Na stronie SOIT dostępny jest również przykładowy brief, który może być praktycznym wsparciem przy przygotowywaniu kolejnego zapytania incentive.

A Waszym zdaniem – czego najczęściej brakuje w briefach?🤔

👩‍🍳🍝 Członkowie naszego Stowarzyszenia spotkali się na wyjątkowych warsztatach kulinarnych w Polish Your Cooking , podczas których nie zabrakło dobrej zabawy, współpracy i oczywiście pysznego jedzenia!

Na warsztat trafiły smaki Włoch i Korei. Uczestnicy podzielili się na dwie drużyny i z pełnym zaangażowaniem zabrali się do przygotowywania swoich kulinarnych propozycji. 🍳🥢

🍽️ A kiedy dania były już gotowe, przyszedł czas na najprzyjemniejszą część – wspólną degustację! Każdy zespół miał okazję zaprezentować swoje danie, a następnie odbyło się głosowanie szefów kuchni 🧑‍🍳 na najlepszą drużynę. 🏆

Choć rywalizacja była częścią zabawy, tego dnia zdecydowanie liczyły się przede wszystkim współpraca, integracja i wspólnie spędzony czas.

👏 Dziękujemy wszystkim za zaangażowanie i wspaniałą atmosferę! 🎉 Już wiemy, że takie spotkania smakują najlepiej, gdy gotujemy razem! 🥰🍴

🔵 Z CYKLU: SOIT EKSPERCI

💡 PRZETARGI NA POMYSŁ. KTO PŁACI ZA KREATYWNOŚĆ?

Pięć agencji, jeden brief i pięć kompletnych programów. Czy kreatywność w branży MICE nadal musi być za darmo? 🤔

Ile naprawdę kosztuje przygotowanie oferty incentive? Jak chronić autorskie pomysły i know-how agencji? Czy dwuetapowe przetargi i pitch fee powinny stać się standardem naszej branży?

To pytania, które dotyczą nas wszystkich, zarówno agencji incentive, jak i klientów organizujących wyjazdy.

📰 W artykule dla MICE Poland Grażyna Woźniczka, Polka Travel Rzeczniczka Prasowa SOIT, porusza temat, o którym warto rozmawiać otwarcie.

Kreatywność jest jednym z najcenniejszych zasobów naszej branży. Ma swoją wartość, wymaga czasu, wiedzy i doświadczenia. Dlatego zasługuje nie tylko na uznanie, ale również na ochronę.

🤝 W SOIT wierzymy, że transparentne zasady przetargowe i partnerskie relacje między klientami a agencjami to fundament profesjonalnego rynku incentive travel.

📖 Zachęcamy do przeczytania artykułu w lipcowym wydaniu i zapraszamy do dyskusji!

A jakie są Wasze doświadczenia? Czy nadszedł czas na nowe standardy przetargowe w branży MICE?

📅 3 września w hotelu Sheraton Grand Warsaw odbyło się Walne Zgromadzenie Członków SOIT.

To był intensywny dzień pełen merytorycznych prezentacji 💬, ważnych rozmów 🤝 i wspólnej pracy nad dalszym rozwojem naszego Stowarzyszenia.

📌 Podczas pierwszej części spotkania podsumowaliśmy najważniejsze działania SOIT w pierwszym półroczu. Rozmawialiśmy m.in. o:
🔹 projekcie ubezpieczeniowym,
🔹 sytuacji w Zatoce Perskiej i działaniach podjętych przez SOIT,
🔹 aktywności na forum ministerialnym,
🔹 projektach medialnych.

🌍 Nie zabrakło również prezentacji naszych Partnerów, którzy podzielili się z nami inspiracjami i ciekawymi możliwościami dla branży incentive.

Maria Costa z Eventivos, firmy reprezentowanej w Polsce przez Polhotrep - Travel Representation Agnieszka Jasińska-Goerdt , przybliżyła nowe pomysły oraz inspiracje z portugalskiego rynku incenive.

🏨 Z kolei Karolina Słowik, reprezentująca TravelReps, przedstawiła działalność międzynarodowej sieci hotelowej JA Resorts & Hotels, obecnej w kilku krajach oraz możliwości organizacji różnego rodzaju wyjazdów – od wypoczynkowych po incentive.

📊 Członkowie SOIT mieli okazję po raz pierwszy poznać wyniki badania „Barometr SOIT 2025” – ważnego źródła wiedzy o sytuacji i potrzebach branży. Partnerem tegorocznej edycji jest firma SIGNAL IDUNA.

📝 Druga część WZC miała charakter roboczy. W obecności prawnika rozmawialiśmy o:
🔹 dalszych kierunkach prac Komisji Etyki,
🔹 zmianach w Statucie SOIT,
🔹 zaangażowaniu członków w działalność Stowarzyszenia,
🔹 kolejnych działaniach i kierunkach rozwoju SOIT.

💡 Szczególnie ważna była wspólna dyskusja i wymiana doświadczeń. Walne Zgromadzenie to bowiem nie tylko formalne obrady, ale przede wszystkim przestrzeń do rozmowy o tym, jak wspólnie działać na rzecz naszej branży. 🤝

🙏 Dziękujemy wszystkim Członkom, Partnerom i osobom zaangażowanym w przygotowanie oraz przebieg spotkania.

Serdecznie dziękujemy Hotelowi Sheraton Grand Warsaw za gościnę! 🏨✨

Mieliśmy okazję, jako jedni z pierwszych, skorzystać z jednej z pięknie wyremontowanych sal centrum konferencyjnego oraz spróbować znakomitej kuchni hotelu. 🍽️Ten świetnie zlokalizowany, a teraz już w pełni odnowiony hotel to idealne miejsce na organizację spotkań, grup i konferencji nawet dla 500 osób. 👥

Do zobaczenia przy kolejnych działaniach SOIT!

🔵 Z CUKLU: SOIT EKSPERCI

🎮Gamifikacja w incentive - zabawa czy coś znacznie więcej?

Jak sprawić, by uczestnik wyjazdu incentive nie był tylko odbiorcą programu, ale stał się jego aktywnym współtwórcą? Jak wykorzystać technologię, rywalizację, współpracę i storytelling, aby budować prawdziwe emocje i zaangażowanie?

O tym w najnowszym materiale dla OOH magazine opowiada Leszek Skibinski (Grupa TSO)

💡 Gamifikacja coraz częściej przestaje być jedynie „dodatkową atrakcją”. Dobrze zaprojektowana staje się narzędziem, które może wspierać integrację zespołu, współpracę, budowanie relacji z marką, przekazywanie wiedzy i odkrywanie destynacji w zupełnie nowy sposób.

📱 Aplikacje mobilne, geolokalizacja, rozszerzona rzeczywistość czy AI otwierają przed organizatorami nowe możliwości. Ale co szczególnie ważne technologia nie może być celem samym w sobie. Ma wzmacniać doświadczenie, a nie je zastępować.

I chyba najważniejsza myśl z artykułu: sukces gamifikacji mierzymy nie liczbą zdobytych punktów, lecz tym, czy po powrocie uczestnicy pamiętają emocje, ludzi i wspólnie przeżyte doświadczenia.

👉 Zachęcamy do przeczytania całego materiału link do artykułu znajdziecie w komentarzu.

🌍 Zawsze warto spoglądać za horyzont

Co sprawia, że w branży incentive travel zostaje się na lata? Pasja do podróży, ciekawość świata, ludzie, ale też umiejętność mierzenia się z momentami, które wystawiają przedsiębiorcę na prawdziwą próbę.

W lipcowym wydaniu MICE Poland polecamy rozmowę z Mikołajem Jeżakiem, CEO InDreams Incentive Programs i jednym z założycieli SOIT. To historia blisko trzech dekad w incentive travel - od pierwszych realizacji i budowania firmy, przez trudne biznesowe decyzje i pandemię, aż po powrót do rozwoju i kolejnych projektów.

Mikołaj opowiada również o swojej największej pasji - podróżach, które uczą pokory, pozwalają poznawać ludzi i lokalne kultury oraz nieustannie przypominają, że zawsze warto spoglądać za horyzont.

To nie tylko „Success Story”, ale bardzo osobista opowieść o przedsiębiorczości, odpowiedzialności, odporności i miłości do odkrywania świata.

👉 Zachęcamy do lektury artykułu w MICE Poland!

🔵 Z CYKLU: SOIT EKSPERCI

🌍 Bhutan - nowy kierunek incentive?

Czy incentive travel zawsze musi oznaczać intensywny program, kolekcjonowanie atrakcji i nieustanny efekt „wow”? A może dziś prawdziwym luksusem stają się cisza, przestrzeń, autentyczność i możliwość zwolnienia tempa?

W majowym artykule w THINK MICE Majka Szura Polka Travel przygląda się Bhutanowi - destynacji, która doskonale wpisuje się w zmieniające się potrzeby uczestników wyjazdów incentive.

🇧🇹 Filozofia „high value, low impact”, ograniczona turystyka, niezwykła kultura i tradycja, klasztory ukryte w Himalajach, wellbeing, luksusowa infrastruktura, a nawet… winnice w Himalajach. Bhutan pokazuje, że spektakularne doświadczenie nie zawsze musi oznaczać więcej bodźców.

To również ciekawy przykład kraju, w którym nowoczesność nie wyparła tradycji, a zrównoważony rozwój nie jest marketingowym hasłem, lecz częścią codzienności.

Czy właśnie w tę stronę będzie zmierzać incentive travel – mniej „zaliczania”, więcej przeżywania i prawdziwej transformacji uczestników?

Zachęcamy do przeczytania artykułu „Bhutan - nowy kierunek incentive?” autorstwa Majki Szury w THINK MICE.

🔵 CO NOWEGO W BRANŻY MICE?

📌 SOIT na XVI posiedzeniu Rady Polskiej Organizacji Turystycznej

29 lipca odbyło się XVI posiedzenie Rady Polskiej Organizacji Turystycznej IX kadencji. Jednym z kluczowych punktów spotkania było wysłuchanie kandydatów na stanowiska Wiceprezesów POT – dr Kariny Przybyło-Kisielewskiej oraz Pawła Morasa. Po prezentacji kandydatur Rada POT pozytywnie zaopiniowała obie osoby.

Gratulujemy i życzymy powodzenia w nowych rolach! Szczególnie liczymy na dobrą współpracę z dr Kariną Przybyło-Kisielewską, której zakres obowiązków ma obejmować m.in. nadzór nad obszarem MICE, w tym Poland Convention Bureau.

Dla naszego środowiska szczególnie istotna była również dyskusja w sprawach różnych. Na prośbę Łukasz Adamowicz omówiony został przygotowywany przez Polską Organizację Turystyczną Promocyjny Program Wsparcia dla Incentive Travel

Podczas posiedzenia uzyskaliśmy potwierdzenie istotnego dla organizatorów incentive travel warunku - możliwości udziału w konkursie podmiotów posiadających odpowiednie zabezpieczenie/gwarancję umożliwiającą organizację wyjazdów do krajów pozaeuropejskich.

Rozmawiano również o objęciu wsparciem - poza pozyskiwaniem i organizacją nowych wydarzeń incentive travel - także działań, które bezpośrednio promuja na rynkach zagranicznych organizacje incentive Travel w Polsce: udziału w targach branżowych, organizacji fam tripów oraz działań promocyjnych.

Cieszymy się, że segment incentive travel jest obecny w rozmowach dotyczących promocji Polski i instrumentów wspierających rozwój turystyki.

👉 Zachęcamy organizatorów incentive travel do zapoznania się z zasadami Promocyjnego Programu Wsparcia dla Incentive Travel 2026 i możliwościami, jakie daje branży.

🔵 Z CYKLU: SOIT EKSPERCI

👥 Cztery pokolenia w jednej firmie. Jeden wyjazd incentive. Czy da się stworzyć program, który zachwyci wszystkich?
📌Baby Boomers, Generacja X, Millenialsi i Generacja Z coraz częściej spotykają się nie tylko przy jednym biurku, ale również podczas jednego wyjazdu incentive. A każde z tych pokoleń może mieć zupełnie inne oczekiwania.

Jedni szukają komfortu, dobrej gastronomii, kultury i czasu na rozmowę. Inni autentyczności, emocji, aktywności, lokalnych doświadczeń i… momentów, którymi warto podzielić się w social mediach. 🌍

❓Jak więc projektować incentive dla zespołów międzypokoleniowych?

👍Kluczem okazuje się PERSONALIZACJA.

Nie wszyscy muszą przez cały dzień robić dokładnie to samo. Coraz ciekawszym rozwiązaniem są równoległe ścieżki programu - jedni wybierają rowery, inni warsztaty kulinarne, spotkanie z lokalnymi mieszkańcami czy spokojniejsze odkrywanie kultury miejsca. A później wszyscy spotykają się przy wspólnym stole.

Bo dobry incentive nie powinien dzielić uczestników według wieku. Powinien tworzyć doświadczenia, które pozwalają im się spotkać, lepiej poznać i przeżyć razem coś, czego długo nie zapomną. ❤️

✒️Ciekawy tekst Agnieszka Słowik w OOH magazine pokazuje, jak bardzo zmienia się dziś projektowanie podróży motywacyjnych i dlaczego różnorodność pokoleniowa może być nie problemem, ale ogromną wartością.

👉 Warto przeczytać cały artykuł, który dostępny jest pod linkiem w komentarzu.

🔵 Z CYKLU: CO NOWEGO W BRANŻY MICE

📢 3,8 mln zł na rozwój turystyki przyjazdowej i incentive travel!

To bardzo dobra wiadomość dla branży MICE. Polska Organizacja Turystyczna uruchomiła Promocyjny Program Wsparcia Turystyki Przyjazdowej i Incentive Travel 2026, przeznaczając 3,8 mln zł na promocję Polski na rynkach zagranicznych oraz rozwój segmentu incentive travel.

W ramach programu można uzyskać dofinansowanie m.in. na:
✅ organizację wydarzeń incentive w Polsce,
✅ udział w międzynarodowych targach,
✅ organizację wizyt studyjnych (fam i site inspection),
✅ działania promocyjne na rynkach zagranicznych.

Program jest efektem rekomendacji Zespołu ds. MICE, koordynowanego przez Łukasz Adamowicz członka SOIT, którego członkiem był również Krzysztof Pobożniak - Prezes Stowarzyszenia, wypracowanych podczas prac prowadzonych w czasie kryzysu na Bliskim Wschodzie.

To ważny krok w kierunku zwiększenia konkurencyjności Polski jako destynacji dla międzynarodowych wyjazdów motywacyjnych i wydarzeń biznesowych.

📌 Zachęcamy wszystkich organizatorów incentive travel do zapoznania się z zasadami programu i skorzystania z możliwości pozyskania dofinansowania.